cisbox-order-insights-invoice_desktop
cisbox-order-insights-invoice-tablet
cisbox-order-insights-invoice-phone

Digitale Rechnungs-verarbeitung.

Revolutionieren Sie Ihren Rechnungseingang

Ohne Papier. Komplett digital.

Mit unserem Kreditorenmanagement cisbox Invoice empfangen, bearbeiten und archivieren Sie Ihre Eingangsrechnungen komplett digital. Durch die vollständig indexierten und elektronisch bereitgestellten Rechnungsinformationen übertragen Sie den bisherigen manuellen Workflow auf Ihren Bildschirm und verarbeiten Belege in einem Bruchteil der bisher benötigten Zeit.

Mit cisbox Invoice etablieren Sie sichere elektronische Prozesse und setzen auf einen digitalen Workflow, der durch kontinuierliche Weiterentwicklung Ihren Anforderungen zu jeder Zeit entspricht.

Rechnungen effizient empfangen. 

Verabschieden Sie sich vom Formate-Chaos in Poststelle und den unterschiedlichsten E-Mailpostfächern. Mit cisbox Invoice sind alle Eingangsrechnungen zentral verfügbar. Und bereit für die digitale Weiterverarbeitung.

Prüfen, freigeben und bezahlen in einem Workflow.

Laden Sie externe Personen zur Rechnungsprüfung ein. Ohne, dass für diese ein dedizierter Zugang bestehen muss. Über die Beleghistorie können Sie alle Bearbeitungsschritte zu jedem Beleg transparent nachvollziehen.

Zentrale Rechnungsverarbeitung.

Mit cisbox Invoice befinden sich alle Belege endlich an einem zentralen Ort. Bereit für den digitalen Rechnungsworkflow. Das verkürzt die Bearbeitungszeit, vermeidet Liegezeiten und ermöglicht die Wahrung von Skontovorteilen.

Schon jetzt bereit für
E-Rechnungen.

Schon in wenigen Monaten greift auch in Deutschland die neue E-Invoicing-Pflicht für Unternehmen. Mit cisbox Invoice empfangen Sie bereits ab Tag 1 die verpflichtenden E-Rechnungen, als wäre es nie anders gewesen.

Digitale Rechnungsverarbeitung: In nur 7 Schritten zum Accounts-Payable-Hero

Schnell. Zentral. Digital. Mit cisbox Invoice haben Sie Ihren digitalen Workflow im Rechnungseingang stets im Blick. Und immer verfügbar. Auf unserer hochsicheren, in Deutschland gehosteten Business-Process-as-a-Service (BPaaS) Plattform.

Digitales Kreditorenmanagement
für den optimalen Workflow zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

Mit cisbox Invoice sind Sie und Ihr Rechnungseingang nicht nur auf alle digitalen Herausforderungen vorbereitet. Sie profitieren auch schon heute von den unzähligen Effizienz- und Effektivitätsvorteilen, die ein digitales Kreditorenmanagement mit sich bringt.

Im Backend.

Direkter Belegempfang

Wir empfangen Ihre Belege direkt von Ihren Lieferanten. Entweder elektronisch oder als Papierrechnung über unsere Großempfänger-Postleitzahl. Eine Weiterleitung durch Sie ist somit in der Regel nicht mehr notwendig.

Automatisierte Verarbeitung

Ganz gleich ob Papier, PDF, XRechnung, ZUGFeRD oder EDIFACT – wir empfangen alle gängigen Rechnungsformate und führen Sie unserem automatisierten Workflow zu.

KI-gestützte Digitalisierung

Alle Informationen eines Belegs bis hin zur Artikelebene werden digitalisiert. Die Daten werden mithilfe von KI-Prozessen validiert und Plausibilitätskontrollen unterzogen. Bei Unregelmäßigkeiten werden sie von unserem Customer Support kontaktiert, der mit Ihnen das weitere Vorgehen abstimmt.

Zeitnahe Bereitstellung

Ihre Rechnungen stehen Ihnen zeitnah nach Eingang zum Abruf bereit, sodass Sie direkt mit der Bearbeitung beginnen können.

Weitere Produktkompatibilität

Verbinden Sie Invoice z. B. mit Order, um Zugriff auf eine automatische Rechnungsprüfung zu erhalten (Triple-Match).

Im Frontend.

Sicherer Umgang mit Ihren Daten

Via 256-Bit-HTTPS-Verschlüsselung sowie durch den Einsatz eines praxiserprobten, umfassenden Berechtigungskonzepts steuern Sie Zugriff und Bearbeitung der Belege, realisieren mehrstufige Genehmigungsprozesse, autorisieren Zahlungsfreigaben und übertragen Berechtigungen und Verantwortlichkeiten einzelner Abteilungen auf die Anwendung. Der sichere Umgang mit Ihren Rechnungsdaten wird auf diese Weise garantiert.

Gleichbleibende Darstellung

Finden Sie sich bei jedem Beleg schnell zurecht. Durch strukturierte Darstellung aller Informationen validieren Sie jeden Geschäftsvorfall schnell und effizient.

Daueraufträge und Weiterberechnungen

Neben der Bearbeitung von Rechnungen unterstützt Sie die Anwendung bei der Anlage von Daueraufträgen und internen Weiterberechnungen und ermöglicht den Rechnungssplit.

Automatische Handlungsempfehlungen

Invoice unterstützt Sie Dank Entscheidungshilfen im Frontend durch Einsatz moderner KI-/ ML-Methoden bei der Erledigung von Routineaufgaben.

Unterstützende Rechnungsbearbeitung

Nutzen Sie die integrierte Funktion zur Standardkontierung und automatisieren Sie die Buchungen auf Einzelpostenebene. Oder Sie lassen sich bei der Prüfung der Rechnungen durch automatische Kontrollen unterstützen (z. B. automatische Letztpreiskontrolle).

Elektronischer Zahlungsverkehr

Durch den Anstoß des Zahllaufs sowie die Einbindung von finAPI bereiten Sie die Zahlung Ihrer Rechnungen vor, die dann über Ihr Onlinebanking ausgeführt wird.

Support durch unternehmenseigene KI

Unser eigens für den Bedarf unserer Kunden programmiertes Language Model unterstützt Sie bei Ihrer täglichen Routine. Sie sind sich nicht sicher, wie ein Artikel kontiert wird?Fragen Sie innerhalb der Rechnungseinzelansicht den freundlichen Roboter "Caito", und er wird Ihnen auf Grundlage Ihres Kontierverhaltens sowie unserer globalen Kontierinformationen das passende Konto vorschlagen, das Sie per Klick einfach übernehmen können. 

Und darüber hinaus.

Revisionssicher archivieren

Alle Ihre Belege werden digital in unserem revisionssicheren, zertifizierten Archiv aufbewahrt und gewährleisten Zugriff rund um die Uhr. Sollte in Ihrem Unternehmen eine Betriebsprüfung anstehen, unterstützen wir Sie bei Bedarf durch die Generierung eines separaten Archivdatenträgers.

Flexible Integration

Invoice kann dank zahlreicher Schnittstellen an jede Warenwirtschaft, BI-Lösung und Finanzbuchhaltungssoftware angebunden werden. Und sollte einmal eine API fehlen, kümmern wir uns um einen reibungslosen Anschluss.

Multimandantenfähig und mehrsprachig

Egal ob nur ein Standort oder gleich mehrere – Invoice unterstützt Sie unter Berücksichtigung der jeweiligen Befugnisse beim Kreditorenmanagement all Ihrer Betriebe. Und für den internationalen Einsatz unterstützt unsere Anwendung neben Deutsch die Sprachen Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch.

Controlling & Auswertung

Nicht nur die Belegbearbeitung, sondern auch verschiedene Möglichkeiten des Controllings sowie artikelgenaue Auswertungen werden ermöglicht. Dies unterstützt Sie z. B. bei der Kontrolle der Preisentwicklung.

Zusätzliche Module

Fragen Sie nach unseren zusätzlichen Modulen, um Ihre tägliche Arbeit noch effizienter zu gestalten und die Leistungsfähigkeit von Invoice zu maximieren. Standardmäßig erhalten Sie das Modul Vertragsverwaltung kostenfrei dazu. Damit haben Sie alle Verträge und Rahmenbedingungen immer im Blick und verpassen z. B. keine Kündigungsfrist mehr.

Vereinbaren Sie jetzt
gleich einen Termin!

Mit cisbox Order und cisbox Invoice setzen Sie auf einen digitalen Workflow, der durch kontinuierliche Weiterentwicklung und den Einsatz modernster Technologien Ihren Anforderungen zu jeder Zeit entspricht. Mit cisbox Insights treffen Sie dazu noch bessere strategische Einkaufsentscheidungen.

Gerne erzählen wir Ihnen mehr in einem persönlichen Kennenlerngespräch!

Tipps, Tricks und Informationen

zum effizienten digitalen Rechnungseingang 

Fesselnde Erfolgsgeschichten, exklusives Expertenwissen und alle anderen relevanten Informationen, die Führungskräfte im Bereich Healthcare über Digitalisierung, elektronische Beschaffung und Einkaufsmanagement wissen sollten.

FAQ

Sie haben Fragen, wollen etwas noch genauer wissen oder einfach noch ein wenig mehr erfahren?

Wir haben für Sie die Antworten zu den gängigsten Fragen rund um das digitale Kreditorenmanagment mit cisbox Invoice für Sie zusammengestellt.

cisbox Invoice ist eine digitale Kreditorenmanagement-Lösung, die den Empfang, die Bearbeitung und das Archivieren von Eingangsrechnungen komplett digitalisiert. Sie ermöglicht Unternehmen, ihre Rechnungsprozesse effizienter, schneller und vollständig papierlos zu gestalten.
cisbox Invoice unterstützt Sie bei der digitalen Prüfung, Archivierung und automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen sowie die detaillierte Auswertung und zentrale Verwaltung von Dokumenten und Daten.
Die Software und die angebotenen Dienstleistungen im Bereich Daten-, Dokumenten- und Workflow-Management dienen insbesondere der Verbesserung Ihrer Geschäftsprozessen und des Controllings sowie der Bereitstellung von Daten zur Beschaffungsoptimierung.
Sie profitieren von:

  • kürzeren Durchlaufzeiten Ihrer Eingangsrechnungen und Ausnutzung von Skontovorteilen
  • reduzierte Post- und Archivierungskosten
  • Automatisierung der Kontierungen
  • Controlling und Kostenoptimierung durch artikelgenaue Auswertungen über Kreditorenumsätze, Mengen und Preise
  • Transparenz in den entsprechenden Arbeitsprozessen 

Mit cisbox Invoice haben Sie die Möglichkeit, folgende digitale Rechnungsformate zu verarbeiten:

  • EDI-Rechnungen im Format UN/EDIFACT Message INVOICE D.96A/D.01B,
  • XRechnung (EN 16931) via Peppol
  • ZUGFeRD 2.1 und PDF-Rechnungen
  • E-Fatura
Sie empfangen noch keine digitalen Rechnungen? Auch kein Problem. Wir verarbeiten auch Ihre Papierrechnungen und digitalisieren diese für Sie.  

Den Rechnungsprüfungs- und -freigabeprozess können Sie individuell für Ihr Unternehmen festlegen. Je nach Anforderung können Sie den Freigabeprozess sogar von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich definieren. Außerdem kann die Rechnungsfreigabe über den Versand des Delegationslinks an eine andere Person übertragen werden. Der Empfänger des Delegationslinks muss kein angelegter User im System sein, sodass es sich auch um eine externe Person handeln kann.
Über die Erinnerungslink-Funktion kann ein User ohne Freigaberecht andere User mit Freigaberecht an die Freigabe der Rechnung erinnern. Der User, der über diese Funktion an die Freigabe erinnert wird, wird aufgefordert, sich im System anzumelden und dort die Freigabe an der betroffenen Rechnung vorzunehmen. 
Als certified Peppol Service Provider verarbeiten wir Ihre Rechnungen auch in den – gemäß dem BMF zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich zum geplant 01. Januar 2025 – kompatiblen EN-16931 Formaten. Bitte beachten Sie folgende Anforderungen:

  • Verwendung der Rechnungsadresse für elektronische und PDF-Rechnungen gem. 2.2.
  • Nur XRechnung-Formate CII / UBL und BIS Billing in den aktuell gültigen Versionen
  • Weitere Dokumententypen können auf Wunsch aktiviert werden
Bei Fragen zu XRechnungen via Peppol/AS4 und EDI-Rechnungen via AS2 kontaktieren Sie uns per E-Mail: e-invoice@cisbox.com.

Alle Informationen eines Belegs bis hin zur Artikelebene werden digitalisiert. Die Daten werden mithilfe von KI-Prozessen validiert und Plausibilitätskontrollen unterzogen. Bei Unregelmäßigkeiten werden sie von unserem Customer Support kontaktiert, der mit Ihnen das weitere Vorgehen abstimmt.
Alle Lösungen und Services mit den darin enthaltenen Daten werden in modernster, unternehmenseigener IT-Infrastruktur und in der Private Cloud gehostet, hochverfügbar und gemäß der Empfehlung des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) verteilt auf zwei georedundante Rechenzentren in Düsseldorf und Stuttgart (bald München).

Wir setzen ausschließlich auf das Hosting unserer Private Cloud in Deutschland und sind Mitglied der Initiative „Cloud Services Made in Germany“.
Die Verbindung zwischen Client und System ist via HTTPS (Hyper Text Transfer Protocol Secure) gesichert. Informationen zum eingesetzten Zertifikat sowie dessen Gültigkeit können jederzeit in der Session des Webbrowsers eingesehen werden.
Die User-Passwörter werden ausschließlich verschlüsselt in der Datenbank gespeichert und können nicht in Klartext ausgelesen werden.
Außerdem kann das Verlaufsprotokoll innerhalb Invoice nicht von Administratoren deaktiviert werden. Installierte Protokolle innerhalb unserer IT-Landschaft dienen der Sicherheit und Betriebsbereitschaft unserer Prozesse und werden nicht abgeschaltet.  

Ja. Wir haben bereits eine Vielzahl von kompatiblen Schnittstellen. Sollte Ihr System nicht mit aufgeführt werden, ist das absolut kein Problem. Wir schaffen gerne eine passende Schnittstelle, um Ihr System an Invoice anzubinden.
Die aufbewahrungspflichtigen Daten werden von uns revisionssicher aufbewahrt. Das bedeutet, dass die Verwahrung und Speicherung der Daten den Richtlinien der GoBD sowie weiteren steuer- und handelsrechtlichen Grundsätzen des Handelsgesetz-buches (HGB) entsprechen. Eine nachträgliche Änderung durch uns oder Dritte ist nicht möglich. Darüber hinaus werden alle Papierbelege vom Rechnungssteller direkt an unseren Standort in Solingen gesandt und dort verarbeitet.

Zudem ist das belegersetzende Scanning gemäß Verfahrensprüfung nach ISAE 3402 Bestandteil unserer Verträge. Den Prüfungsbericht können Sie hier anfordern: https://www.cisbox.com/zertifikate/