Verification of Payee (VoP): Neues Verfahren im Zahlungsverkehr

So setzen Unternehmen die neue SEPA-Regelung um und nutzen VoP sicher mit windata professional & konfipay

Im Oktober 2025 trat mit der EU-Verordnung 2024/886 die verpflichtende Empfängerüberprüfung (Verification of Payee, VoP) für alle SEPA-Überweisungen und Echtzeitüberweisungen in Kraft. Damit sind Unternehmen im gesamten SEPA-Raum gefordert, ihren Zahlungsverkehr fit für den automatischen Abgleich von Empfängerdaten zu machen – unabhängig von Branche, Größe oder genutztem Zahlungskanal.

Was bedeutet die neue Prüfpflicht für Unternehmen?

Das zentrale Ziel der VoP-Regelung ist es, den Zahlungsverkehr sicherer zu machen und den Schutz vor Fehlüberweisungen oder Zahlbetrug wesentlich zu erhöhen. Ab sofort prüft jede Bank, ob der eingegebene Empfängername exakt zum IBAN-Kontoinhaber passt – stimmt etwas nicht, drohen Abbrüche oder Rückfragen im Zahlungsprozess. Unternehmen – vom Solo-Selbstständigen bis zum Großkonzern - müssen folgende Maßnahmen ergreifen, um ab Oktober 2025 weiterhin reibungslose Zahlungen sicherzustellen:

• Stammdaten bereinigen: Sämtliche Empfängernamen müssen exakt und vollständig (inklusive Rechtsform) gepflegt werden. Fehlerhafte oder abgekürzte Angaben können zu Rückweisungen führen.
• Eigene Kontodaten checken: Der bei der Bank hinterlegte Firmenname sollte mit den Angaben auf Rechnungen identisch sein, um Zahlungsausfälle zu vermeiden.
• Finanzsoftware updaten: Prüfen, ob die vorhandene Buchhaltungs- und Zahlungssoftware die VoP-Anforderungen unterstützt. Bei Bedarf Updates einspielen oder Anbieter kontaktieren.
• Prozesse und Schnittstellen anpassen: Prüfen, ob ERP- und Zahlungsprozesse die neuen Freigabelogiken (VEU, TAN), internen Prüfungen und vollautomatisierten Workflows unterstützen.
• Mitarbeiter schulen: Das Buchhaltungs- und Finanzteam muss im Umgang mit VoP geschult werden, um Fehler frühzeitig zu erkennen und gezielt zu reagieren.
• Umgang mit Rückmeldungen: Interne Routinen festlegen, um Zahlungsabbrüche oder Rückfragen (bspw. bei Close / No Match) schnell lösen zu können.
• Kunden informieren: Geschäftspartner sollten frühzeitig auf den exakten Zahlernamen hingewiesen werden, um unnötige Retournierungen zu vermeiden. 

VoP-Integration in windata professional und konfipay – mehr Automatisierung & Flexibilität

windata professional: Flexible Empfängerprüfung mit Opt-In/Opt-Out

Mit windata professional ab Version 9.3.0.4 können Unternehmen VoP zielgerichtet steuern:

• IBAN und Empfängername werden je Überweisung automatisch abgeglichen. Das Ergebnis (Match, Close Match, No Match, Not possible) erlaubt eine direkte Entscheidung, ob eine Zahlung freigegeben werden soll.
• Sowohl Opt-In als auch Opt-Out lassen sich individuell oder kanalbasiert (EBICS, FinTS) einstellen. So bleibt der Zahlungsverkehr planbar – wer auf möglichst unveränderte Prozesse setzen möchte, kann mit Opt-Out arbeiten.
• Empfehlenswert: Opt-Out gezielt bei der Bank beantragen und rechtzeitig umsetzen, falls gewünscht. Kontoinhaberdaten sollten im Vorfeld unbedingt geprüft und standardisiert werden.
• Vorteil: Volle Kontrolle und Transparenz für Unternehmen, weniger Fehlüberweisungen und effiziente Workflows.

Umfängliche Informationen: https://wiki.konfipay.de/konfipay/verification-of-payee-vop-windata-professional

konfipay: VoP als Standard, API-ready und multibankfähig

In konfipay ist VoP für SEPA-Zahlungen grundsätzlich voreingestellt, kann aber pro Konto bzw. global individuell aktiviert oder deaktiviert werden:

• API-Anbindungen für ERP- und FiBu-Systeme bleiben nach dem Update voll funktionsfähig. Neue Schnittstellen für VoP-Workflows sind bereits in Vorbereitung.
• Opt-In und Opt-Out beeinflussen die Freigabelogik über EBICS oder andere Kanäle; mit konfipaySign steht eine komfortable, digitale Mehrbankenfreigabe bereit.
• Die gewünschten Workflows lassen sich flexibel gestalten: Match-Zahlungen können sofort autorisiert werden, Close Match / No Match erfordern eine Freigabe – hier ist ein transparenter Prüfprozess integriert.
• Handlungsempfehlung: Unternehmensspezifisch Opt-Out-Möglichkeiten prüfen, Prozesse und Freigaben anpassen, API-Endpunkte nutzen und interne Routinen auf die neuen Anforderungen ausrichten.

Weitere Informationen: https://wiki.konfipay.de/konfipay/verification-of-payee-vop-konfipay