E-Rechnungen gesetzeskonform meistern – mit cisbox Invoice

cisbox Invoice ist eine digitale Kreditorenmanagement-Lösung, die den Empfang, die Bearbeitung und das Archivieren von Eingangsrechnungen komplett digitalisiert. Sie ermöglicht Unternehmen, ihre Rechnungsprozesse effizienter, schneller und vollständig papierlos zu gestalten.

Den Rechnungsprüfungs- und -freigabeprozess können Sie individuell für Ihr Unternehmen festlegen. Je nach Anforderung können Sie den Freigabeprozess sogar von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich definieren. Außerdem kann die Rechnungsfreigabe über den Versand des Delegationslinks an eine andere Person übertragen werden. Der Empfänger des Delegationslinks muss kein angelegter User im System sein, sodass es sich auch um eine externe Person handeln kann.

Über die Erinnerungslink-Funktion kann ein User ohne Freigaberecht andere User mit Freigaberecht an die Freigabe der Rechnung erinnern. Der User, der über diese Funktion an die Freigabe erinnert wird, wird aufgefordert, sich im System anzumelden und dort die Freigabe an der betroffenen Rechnung vorzunehmen.

Alle Lösungen und Services mit den darin enthaltenen Daten werden in modernster, unternehmenseigener IT-Infrastruktur und in der Private Cloud gehostet, hochverfügbar und gemäß der Empfehlung des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) verteilt auf zwei georedundante Rechenzentren in Düsseldorf und Stuttgart (bald München).

Wir setzen ausschließlich auf das Hosting unserer Private Cloud in Deutschland und sind Mitglied der Initiative „Cloud Services Made in Germany“. Die Verbindung zwischen Client und System ist via HTTPS (Hyper Text Transfer Protocol Secure) gesichert. Informationen zum eingesetzten Zertifikat sowie dessen Gültigkeit können jederzeit in der Session des Webbrowsers eingesehen werden.
Die User-Passwörter werden ausschließlich verschlüsselt in der Datenbank gespeichert und können nicht in Klartext ausgelesen werden. Außerdem kann das Verlaufsprotokoll innerhalb Invoice nicht von Administratoren deaktiviert werden. Installierte Protokolle innerhalb unserer IT-Landschaft dienen der Sicherheit und Betriebsbereitschaft unserer Prozesse und werden nicht abgeschaltet.

cisbox Invoice unterstützt Sie bei der digitalen Prüfung, Archivierung und automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen sowie die detaillierte Auswertung und zentrale Verwaltung von Dokumenten und Daten.
Die Software und die angebotenen Dienstleistungen im Bereich Daten-, Dokumenten- und Workflow-Management dienen insbesondere der Verbesserung Ihrer Geschäftsprozessen und des Controllings sowie der Bereitstellung von Daten zur Beschaffungsoptimierung.
Sie profitieren von:

• kürzeren Durchlaufzeiten Ihrer Eingangsrechnungen und Ausnutzung von Skontovorteilen
• reduzierte Post- und Archivierungskosten
• Automatisierung der Kontierungen
• Controlling und Kostenoptimierung durch artikelgenaue Auswertungen über Kreditorenumsätze, Mengen und Preise
• Transparenz in den entsprechenden Arbeitsprozessen 

Als certified Peppol Service Provider verarbeiten wir Ihre Rechnungen auch in den – gemäß dem BMF zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich zum geplant 01. Januar 2025 – kompatiblen EN-16931 Formaten. Bitte beachten Sie folgende Anforderungen:

• Verwendung der Rechnungsadresse für elektronische und PDF-Rechnungen gem. 2.2.
• Nur XRechnung-Formate CII / UBL und BIS Billing in den aktuell gültigen Versionen
• Weitere Dokumententypen können auf Wunsch aktiviert werden

Bei Fragen zu XRechnungen via Peppol/AS4 und EDI-Rechnungen via AS2 kontaktieren Sie uns per E-Mail: e-invoice@cisbox.com.

Ja. Wir haben bereits eine Vielzahl von kompatiblen Schnittstellen. Sollte Ihr System nicht mit aufgeführt werden, ist das absolut kein Problem. Wir schaffen gerne eine passende Schnittstelle, um Ihr System an Invoice anzubinden.

Mit cisbox Invoice haben Sie die Möglichkeit, folgende digitale Rechnungsformate zu verarbeiten:

• EDI-Rechnungen im Format UN/EDIFACT Message INVOICE D.96A/D.01B,
• XRechnung (EN 16931) via Peppol
• ZUGFeRD 2.1 und PDF-Rechnungen
• E-Fatura

Sie empfangen noch keine digitalen Rechnungen? Auch kein Problem. Wir verarbeiten auch Ihre Papierrechnungen und digitalisieren diese für Sie.

Alle Informationen eines Belegs bis hin zur Artikelebene werden digitalisiert. Die Daten werden mithilfe von KI-Prozessen validiert und Plausibilitätskontrollen unterzogen. Bei Unregelmäßigkeiten werden sie von unserem Customer Support kontaktiert, der mit Ihnen das weitere Vorgehen abstimmt.

Die aufbewahrungspflichtigen Daten werden von uns revisionssicher aufbewahrt. Das bedeutet, dass die Verwahrung und Speicherung der Daten den Richtlinien der GoBD sowie weiteren steuer- und handelsrechtlichen Grundsätzen des Handelsgesetz-buches (HGB) entsprechen. Eine nachträgliche Änderung durch uns oder Dritte ist nicht möglich. Darüber hinaus werden alle Papierbelege vom Rechnungssteller direkt an unseren Standort in Solingen gesandt und dort verarbeitet.

Zudem ist das belegersetzende Scanning gemäß Verfahrensprüfung nach ISAE 3402 Bestandteil unserer Verträge. Den Prüfungsbericht können Sie hier anfordern: Zertifzierungen.