Digitalisierte Purchase-to-Pay-Prozesse schaffen Effizienz und Transparenz bei der Gustoso Gruppe GmbH
Die Gustoso Gruppe GmbH, ein dynamisch wachsender Systemgastronomie-Konzern mit über 190 Restaurants, mehr als 100 Franchise-Partnern und über 1.000 Mitarbeitenden, setzt konsequent auf digitale Transformation – auch in der Finanzabteilung. Mit dem Ziel, ineffiziente manuelle Prozesse zu eliminieren und die operative Transparenz zu erhöhen, wurde eine unternehmensweite Lösung für das digitale Purchase-to-Pay (P2P) implementiert: die cisbox.
Herausforderungen: Papierbasierte Prozesse, hohe Fehleranfälligkeit, mangelnde Transparenz
Vor Einführung der cisbox dominierte ein analoger Prozess die Bearbeitung von Eingangsrechnungen – mit physischen Dokumenten, manuellen Freigaben und einem intransparenten Archivsystem. CFO Philipp Münster beschreibt die Ausgangslage als „zu kompliziert, fehleranfällig und zeitintensiv“. Diese Struktur behinderte nicht nur eine effiziente Zusammenarbeit, sondern erschwerte auch die Einhaltung interner Kontrollmechanismen und Anforderungen der Wirtschaftsprüfung – insbesondere hinsichtlich Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit.
Lösungsansatz: Digitale Prozesse mit der cisbox
Mit der Einführung der cisbox wurde eine zentrale Plattform geschaffen, die alle Phasen des P2P-Prozesses digital abbildet – von der Bestellung bis zur Zahlung. Die wichtigsten Vorteile laut Philipp Münster:
- Transparente und dokumentierte Workflows: Alle Schritte sind digital nachvollziehbar – Freigaben, Prüfungen und Zahlungen sind auditfähig dokumentiert.
- Rechte- und Rollenkonzept: Mitarbeiter*innen erhalten nur Zugriff auf für sie relevante Daten – nach Standort, Funktion oder Rolle.
- Integration externer Partner: Steuerberater und Buchhaltungsdienstleister können direkt auf die relevanten Rechnungen zugreifen, was Effizienz und Datenqualität in der Finanzbuchhaltung verbessert.
- End-to-End-Prozessdigitalisierung: Der gesamte Rechnungsprozess – inklusive Vorerfassung, Freigabe,
Buchung und Zahlung – erfolgt digital und revisionssicher.
Erweiterung: Vertragsverwaltung mit Fristenkontrolle
Ergebnis: Nachhaltige Effizienz und operative Stärkung
Die Einführung der cisbox markiert einen entscheidenden Schritt hin zu einem modernen, skalierbaren Finanzwesen innerhalb der Gustoso Gruppe. Durch die nahtlose Abbildung des P2P-Prozesses und die Integration externer Partner konnte die Bearbeitungszeit von Rechnungen erheblich reduziert, die Transparenz signifikant erhöht und die Prozesssicherheit nachhaltig verbessert werden.
Philipp Münster zieht ein positives Fazit: „Die cisbox ermöglicht uns ein zentrales, digitales Controlling aller Zahlungsverpflichtungen – schnell, sicher und effizient.“
Philipp Münster
Geschäftsführer von
Gustoso Gruppe GmbH
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