Weniger Fehler bei geringerem Personaleinsatz durch automatisierte Rechnungsverarbeitung
bei Küppelsmühle Reha-Kliniken
Die Kliniken Küppelsmühle sind Rehabilitationskliniken und ein führender Anbieter bei der Behandlung degenerativ-entzündlicher Erkrankungen des Bewegungsapparates, Zuständen nach Operationen und Unfallfolgen, künstlicher Gelenkersatz sowie Wirbelsäulen- und Bandscheibenerkrankungen. Mehrere Kliniken befinden sich an den Standorten in Bad Orb, Frankfurt und Gersfeld.
Manuelle Rechnungsverarbeitung bindet Ressourcen
Um den Fokus auf Patienten statt auf die Verwaltung legen zu können, war man gezielt auf der Suche nach einer Lösung zur automatischen Rechnungsverarbeitung. Vor der Implementierung der cisbox erfolgte die Rechnungsverarbeitung bei Küppelsmühle Reha-Kliniken manuell. Ein zeitaufwändiger Prozess, der hohe Personalkosten verursachte und fehleranfällig war. Die manuelle Prüfung und Freigabe von Rechnungen band wertvolle Ressourcen, die an anderer Stelle im Unternehmen fehlten.
Automatisierung spart ca. 2 Vollzeitkräfte in der Buchhaltung ein
Durch die Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung der cisbox konnte Küppelsmühle Reha-Kliniken den Prozess der Rechnungsverarbeitung vollständig automatisieren. Die Software ermöglicht die automatische Erfassung, Prüfung und das Abbilden von Freigabeprozessen von Rechnungen. Schätzungsweise 2 Vollzeitkräfte würde der Klinikverbund heute zusätzlich in der Buchhaltung benötigen, um diese Prozesse manuell abzubilden.
So profitieren die Küppelsmühle Reha-Kliniken von der digitalen Rechnungsverarbeitung.
- Reduktion von Kosten und Fehlern in der Buchhaltung: Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung hat zu einer erheblichen Zeitersparnis geführt. Der Belegdurchsatz je Mitarbeiter konnte dauerhaft und nachhaltig gesteigert werden und führte zur Einsparung von Personalkosten und der Reduktion von Fehlern.
- Transparenz bei Preisentwicklungen: cisbox bietet einen transparenten Überblick über alle Rechnungen, den Freigabeprozess und ermöglicht die Beobachtung von Einkaufspreisen bis auf Artikelebene. Rechnungen werden dort freigegeben, wo die Verursachung stattfindet.
- Vereinfachter Jahresabschluss: Neben der GoBD-konformen Archivierung von Rechnungen wird auch der Jahresabschluss durch die digitale und ortsunabhängige Bereitstellung steuerrelevanter Belege deutlich vereinfacht.
Besonders geschätzt werden diese Möglichkeiten:
- Das sog. "Triple-Match": Darunter versteht man den Abgleich von Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen, was unternehmensinterne Aufwände deutlich reduziert.
- Integration in bestehende Systeme: Die cisbox-Software ist einfach und nahtlos in die bestehende IT-Landschaft von Küppelsmühle Reha-Kliniken integriert.
Fazit und Ausblick: Vollautomatisierte Rechnungsverarbeitung mit KI
Dank digitaler Buchhaltung konnten die Küppelsmühle Reha-Kliniken wachsen, ohne den Verwaltungsaufwand im gleichen Maße zu erhöhen. Durch Automatisierung wurden Fehler minimiert und die Transparenz deutlich gesteigert. Besonders freut man sich auf den weiteren Ausbau künstlicher Intelligenz, die die Buchhaltung künftig auf eine reine Sichtprüfung reduzieren soll, sowie auf die Optimierung der Mahnprozesse.
Georg M. Freund
Geschäftsführer von
Kliniken Küppelsmühle Bad Orb GmbH & Co. KG
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