Was ist Peppol?

In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt spielen elektronische Geschäftsprozesse eine entscheidende Rolle. Eine wegweisende Initiative, die dabei eine zentrale Position einnimmt, ist Peppol. Als bedeutender Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten in Europa hat Peppol die Art und Weise revolutioniert, wie Unternehmen miteinander interagieren und Geschäfte abwickeln. In diesem Artikel soll ein detaillierter Blick auf Peppol, seine Funktionsweise und die vielfältigen Vorzüge des Netzwerks geworfen werden.

First things first: Was bedeutet Peppol?

Peppol steht für Pan-European Public Procurement OnLine und wurde 2008 von der Europäischen Kommission ins Leben gerufen. Das Bestreben von Peppol als Non-Profit-Organisation ist, B2B-Prozesse durch einheitliche und vereinfachte Technologiestandards zu harmonisieren - insbesondere auf internationaler Ebene.

Peppol ist jedoch keine Plattform, auf der Geschäftsdokumente wie Rechnungen ausgetauscht werden. Es ist ein Netzwerk, das viele bestehende (staatliche) Plattformen für einen reibungslosen Austausch miteinander verbindet. Zu einer der Leistungen des Netzwerkes zählt auch die Übertragung elektronischer Rechnungen wie die XRechnung.

Durch Peppol können somit sämtliche Beschaffungs- und Vergabeverfahren über Ländergrenzen hinweg problemlos elektronisch, standardisiert und automatisiert abgewickelt werden.

Was ist ein Peppol Access Point?

Der Zugriff auf das Netzwerk erfolgt über zertifizierte Zugangspunkte, sogenannte Peppol Access Points. Technisch basiert das Netzwerk auf dem sogenannten “4-Corner-Modell”. Das bedeutet, sowohl Absender und Empfänger nutzen das Netzwerk über den Peppol Access Point. Die elektronischen Dokumente des Senders werden dann mithilfe einer eindeutigen Peppol-ID zum Access Point des Empfängers weitergeleitet und von dort aus dem Empfänger zugestellt.

Was ist eine Peppol-ID?

Die Peppol-ID ist die eindeutige Kennung einer Organisation, die an das Netzwerk angeschlossen ist. Mit der Peppol-ID können Sie Nachrichten, Rechnungen und Dokumente versenden und empfangen. Um eine Peppol-ID zu erhalten, müssen sich die Netzwerk-Teilnehmer an einen der Anbieter der Peppol Access Points wenden und sich dort einmalig registrieren.

Warum Sie Peppol als elektronischen Übertragungskanal nutzen sollten

Bisher wurde Peppol vor allem als die ideale Lösung für den Austausch elektronischer Rechnungen und die Beschaffung im B2G-Bereich angesehen. Doch: Mittlerweile wird das Peppol-Netzwerk nicht mehr ausschließlich für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und Behörden genutzt. Denn in vielen Staaten kommt Peppol heute auch vermehrt im B2B-Bereich zum Einsatz. Ein internationaler Trend, der angesichts der deutschen Bestrebungen rund um die verpflichtende E-Rechnung für B2B-Geschäfte und das danach fest eingeplante elektronische Meldesystem zur Umsatzsteuer auch hierzulande Einzug halten dürfte.

Die Vorteile des Peppol-Netzwerks sprechen für sich

• Im Peppol-Netzwerk haben Sie Zugang zum einzigen Übertragungskanal, der eine vollautomatische Maschine-zu-Maschine (M2M) Kommunikation ermöglicht und gleichzeitig den problemlosen Massenexport von E-Rechnungen unterstützt
• Ersparnis von Zeit und Geld durch automatische Verarbeitung
• Erfüllen von europäischen E-Invoicing-Standards und voraussichtlich auch künftiger globaler E-Invoicing-Standards
• Sicheres Senden und Empfangen elektronischer Rechnungen
• Besserer Cashflow

Wege, um eine E-Rechnung mit Peppol zu übertragen

Um Peppol als Übertragungsweg zu nutzen, haben Unternehmen unterschiedliche Möglichkeiten. Sie können die vom Bund bereitgestellten Webservices ZRE und OZG-RE nutzen, mit einem Peppol-Services-Provider zusammenarbeiten oder sich selbst als Mitglied beim OpenPeppol-Netzwerk (Open Peppol) registrieren. Die Vor- und Nachteile jeder Möglichkeit finden Sie hier kurz zusammengefasst.

Ein Blick hinter die Kulissen – Wie funktioniert das Netzwerk?

Das europäische Peppol-Netzwerk bildet eine Infrastruktur für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen zwei unterschiedlichen Parteien, wie Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen. Peppol ermöglicht einen schnellen und effizienten Austausch von Rechnungen, Bestellungen und anderen Dokumenten, was zu einer Standardisierung und vereinfachten Abwicklung von Geschäftsprozessen führt. 

Der standardisierte Dokumentenaustausch trägt dazu bei, dass

• die Interoperabilität gefördert,
• die Effizienz gesteigert
• sowie die Sicherheit bei dem Austausch von Dokumenten maximiert wird.

Wie sieht der Prozess hinter dieser Optimierung eigentlich aus?