Was ist Peppol?

In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt spielen elektronische Geschäftsprozesse eine entscheidende Rolle. Eine wegweisende Initiative, die dabei eine zentrale Position einnimmt, ist Peppol. Als bedeutender Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten in Europa hat Peppol die Art und Weise revolutioniert, wie Unternehmen miteinander interagieren und Geschäfte abwickeln. In diesem Artikel soll ein detaillierter Blick auf Peppol, seine Funktionsweise und die vielfältigen Vorzüge des Netzwerks geworfen werden.

First things first: Was bedeutet Peppol?

Peppol steht für Pan-European Public Procurement OnLine und wurde 2008 von der Europäischen Kommission ins Leben gerufen. Das Bestreben von Peppol als Non-Profit-Organisation ist, B2B-Prozesse durch einheitliche und vereinfachte Technologiestandards zu harmonisieren - insbesondere auf internationaler Ebene.

Peppol ist jedoch keine Plattform, auf der Geschäftsdokumente wie Rechnungen ausgetauscht werden. Es ist ein Netzwerk, das viele bestehende (staatliche) Plattformen für einen reibungslosen Austausch miteinander verbindet. Zu einer der Leistungen des Netzwerkes zählt auch die Übertragung elektronischer Rechnungen wie die XRechnung.

Durch Peppol können somit sämtliche Beschaffungs- und Vergabeverfahren über Ländergrenzen hinweg problemlos elektronisch, standardisiert und automatisiert abgewickelt werden.

Was ist ein Peppol Access Point?

Der Zugriff auf das Netzwerk erfolgt über zertifizierte Zugangspunkte, sogenannte Peppol Access Points. Technisch basiert das Netzwerk auf dem sogenannten “4-Corner-Modell”. Das bedeutet, sowohl Absender und Empfänger nutzen das Netzwerk über den Peppol Access Point. Die elektronischen Dokumente des Senders werden dann mithilfe einer eindeutigen Peppol-ID zum Access Point des Empfängers weitergeleitet und von dort aus dem Empfänger zugestellt.

Was ist eine Peppol-ID?

Die Peppol-ID ist die eindeutige Kennung einer Organisation, die an das Netzwerk angeschlossen ist. Mit der Peppol-ID können Sie Nachrichten, Rechnungen und Dokumente versenden und empfangen. Um eine Peppol-ID zu erhalten, müssen sich die Netzwerk-Teilnehmer an einen der Anbieter der Peppol Access Points wenden und sich dort einmalig registrieren.

Sie brauchen Peppol-Zugriff? 

Gut, dass wir uns hier treffen! Wir sind nämlich certified Access-Point-Provider.
Vereinbaren Sie sich gleich einen Kennenlerntermin!

Effiziente Übertragung von Rechnungen mit Peppol

In Deutschland sind sowohl Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung als auch Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung mit den Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE verbunden. Letztere haben außerdem die Möglichkeit, zusätzlich zur OZG-RE eigene Lösungen für den Empfang von E-Rechnungen einzusetzen. Das gilt jedoch nur, solange diese dann auch den europäischen Anforderungen und der deutschen E-Rechnungsverordnung für den Bund entsprechen.

Für Rechnungssteller stehen insgesamt vier Möglichkeiten zur Verfügung, um E-Rechnungen an Organisationen mit Anbindung an ZRE und OZG-RE zu übermitteln:

Versand über das Peppol-Netzwerk


Versand
per E-Mail


Web-Upload über
ZRE & OZG-RE


Manuelle Dateneingabe


Warum Sie Peppol als elektronischen Übertragungskanal nutzen sollten

Bisher wurde Peppol vor allem als die ideale Lösung für den Austausch elektronischer Rechnungen und die Beschaffung im B2G-Bereich angesehen. Doch: Mittlerweile wird das Peppol-Netzwerk nicht mehr ausschließlich für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und Behörden genutzt. Denn in vielen Staaten kommt Peppol heute auch vermehrt im B2B-Bereich zum Einsatz. Ein internationaler Trend, der angesichts der deutschen Bestrebungen rund um die verpflichtende E-Rechnung für B2B-Geschäfte und das danach fest eingeplante elektronische Meldesystem zur Umsatzsteuer auch hierzulande Einzug halten dürfte.

Die Vorteile des Peppol-Netzwerks sprechen für sich

  • Im Peppol-Netzwerk haben Sie Zugang zum einzigen Übertragungskanal, der eine vollautomatische Maschine-zu-Maschine (M2M) Kommunikation ermöglicht und gleichzeitig den problemlosen Massenexport von E-Rechnungen unterstützt
  • Ersparnis von Zeit und Geld durch automatische Verarbeitung
  • Erfüllen von europäischen E-Invoicing-Standards und voraussichtlich auch künftiger globaler E-Invoicing-Standards
  • Sicheres Senden und Empfangen elektronischer Rechnungen
  • Besserer Cashflow

Wege, um eine E-Rechnung mit Peppol zu übertragen

Um Peppol als Übertragungsweg zu nutzen, haben Unternehmen unterschiedliche Möglichkeiten. Sie können die vom Bund bereitgestellten Webservices ZRE und OZG-RE nutzen, mit einem Peppol-Services-Provider zusammenarbeiten oder sich selbst als Mitglied beim OpenPeppol-Netzwerk (Open Peppol) registrieren. Die Vor- und Nachteile jeder Möglichkeit finden Sie hier kurz zusammengefasst.

Nutzung der Webservices des Bundes via Peppol

Vorteil des Webservice

  • Kostenloses Angebot für den Versand von E-Rechnungen an ZRE und OZG-RE.

Nachteil des Webservice

  • Kann nur ausschließlich für ZRE und OZG-RE genutzt werden.
  • Es können nur E-Rechnungen im Format XRechnung übermittelt werden.

Nutzung eines bestehenden Peppol-Service-Providers

Vorteil des Peppol-Service-Providers

  • Der Service-Provider gewährleistet die kontinuierliche Verfügbarkeit des Netzwerks.
  • Es besteht die Möglichkeit, neben E-Rechnungen auch andere Dokumente auszutauschen und verschiedene Systeme zu integrieren, nicht ausschließlich ZRE und OZG-RE.
  • Es ist nicht erforderlich, einen eigenen Access Point aufzubauen, was die Komplexität der IT-Infrastruktur unberührt lässt.
  • Kostenkontrolle bei Vertragsschluss mit einem Peppol-Service-Provider verhindert unerwartete Ausgaben.
  • Es ist keine zusätzliche Mitgliedschaft bei OpenPeppol erforderlich.

Nachteil des Peppol-Service-Providers

  • Die Nutzung ist abhängig von den Kosten und der Technologie des Peppol-Service-Providers.

Mitgliedschaft bei OpenPeppol (kostenpflichtig)

Vorteil von OpenPeppol

  • Eigenständigkeit bei der Implementierung des eigenen Peppol Access Points, über die bloße Erfüllung der obligatorischen Anforderungen hinaus.
  • Entscheidungsfreiheit bezüglich der Integration des Access Points in die bestehende IT-Landschaft.
  • Möglichkeit, den Vertrieb von Access Points als zusätzliche Einnahmequelle zu nutzen.
  • Als Mitglied in OpenPeppol aktiv an der Gestaltung der technischen und organisatorischen Zukunft von Peppol mitwirken.

Nachteil von OpenPeppol

  • Volle Kostenübernahme der Mitgliedschaft, Aufbau des Peppol Access Points, Betrieb des Access Points und mögliche weitere Kosten

Ein Blick hinter die Kulissen – Wie funktioniert das Netzwerk?

Das europäische Peppol-Netzwerk bildet eine Infrastruktur für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen zwei unterschiedlichen Parteien, wie Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen. Peppol ermöglicht einen schnellen und effizienten Austausch von Rechnungen, Bestellungen und anderen Dokumenten, was zu einer Standardisierung und vereinfachten Abwicklung von Geschäftsprozessen führt. 

Der standardisierte Dokumentenaustausch trägt dazu bei, dass

  • die Interoperabilität gefördert,
  • die Effizienz gesteigert
  • sowie die Sicherheit bei dem Austausch von Dokumenten maximiert wird.
Wie sieht der Prozess hinter dieser Optimierung eigentlich aus?

Das Peppol-Netzwerk im Überblick.

  1. Versandvorbereitung
    Der Rechnungssteller lädt die zu versendenden XRechnungen in sein Ausgangsverzeichnis.

  2. Upload und Validierung
    Der automatisierte Prozess kopiert die XRechnungen aus dem Kundenverzeichnis auf dem Server in die Sendequeue (Warteschlange) unseres Access Points (Zugangspunkt) und validiert die Rechnung.

  3. Rechnungsbereitstellung
    Der Empfänger hat Zugriff auf sein Empfangsverzeichnis und kann die Rechnungen von dort abrufen.  

Vereinbaren Sie jetzt gleich einen Termin!

Mit cisbox Order und cisbox Invoice setzen Sie auf einen digitalen Workflow, der durch kontinuierliche Weiterentwicklung und den Einsatz modernster Technologien Ihren Anforderungen zu jeder Zeit entspricht. Mit cisbox Insights treffen Sie dazu noch bessere strategische Einkaufsentscheidungen.

Gerne erzählen wir Ihnen mehr in einem persönlichen Kennenlerngespräch!

  • bd@cisbox.com
  • +49 212 2315 - 0