Alles rund um E-Rechnungen im öffentlichen Sektor

Seit Auftraggeber des Bundes sind seit November 2019 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu akzeptieren. Im April 2020 wurde diese Verpflichtung für alle öffentlichen Rechnungsempfänger auf Landes- und kommunaler Ebene gültig. Somit können Behörden, Verwaltungen und öffentliche Betriebe elektronische Rechnungen nicht mehr ablehnen und sind zur Annahme und Verarbeitung verpflichtet. Am 27. November 2020 wurde die E-Rechnung dann endgültig zur Pflicht. Ab diesem Tag werden von Behörden grundsätzlich nur noch elektronische Rechnungen akzeptiert, die der europäischen Norm (EN 16931) entsprechen. Was genau bei der E-Rechnung bei öffentlichen Aufträgen zu beachten ist, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist überhaupt eine elektronische Rechnung?

Eine E-Rechnung ermöglicht die elektronische Übermittlung, automatisierte Annahme und Weiterverarbeitung von Rechnungsinformationen. Das gestattet einen nahtlosen digitalen Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung. Im Gegensatz zu Papierrechnungen oder Bilddateien wie PDFs werden bei E-Rechnungen die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format dargestellt.

Dementsprechend reicht ein PDF als Format im öffentlichen Sektor leider nicht mehr aus. Das gesetzlich festgelegte Format zur Übermittlung von Rechnungen ist die XRechnung, also ein strukturierter Datensatz nach Anforderungen der europäischen Norm EN-16931. Ebenso kompatibel mit den EU-Vorgaben ist allerdings auch das ZUGFeRD-Format.

Elektronische Rechnung mit XRechnung

Der Standard XRechnung ist ein spezifisches Format für elektronische Rechnungen, das auf dem textbasierten Datenformat XML basiert. Die Struktur der XRechnung, und somit der E-Rechnung, wird durch die europäische Norm EN-16931 festgelegt. Jedes Land entwickelt dabei seine eigenen Core Invoice Usage Specifications (CIUS), um die EN-16931 mit den nationalen Anforderungen in Einklang zu bringen. Die XRechnung ist somit die nationale Umsetzung der EN-16931 für Deutschland.

Elektronische Rechnung mit ZUGFeRD

Das Format ZUGFeRD ist eine Kombination aus PDF- und XML-Datei. Hier werden Rechnungen als PDF versendet und beinhalten den XML-Datensatz zur Extraktion der Rechnungsdaten. Somit eignet sich das Format sowohl für die optische Sichtprüfung als auch für eine automatisierte Übernahme der Daten in EDV-Systeme.

In diesen Fällen gibt es Ausnahmen

Grundsätzlich müssen Auftragnehmer seit dem 27. November 2020 elektronische Rechnungen an den Bund stellen. Es gibt aber auch Ausnahmen, die in der Verordnung festgelegt sind:

  • Rechnungen bis zu einem Betrag von 1.000 Euro nach Erfüllung eines Direktauftrags.
  • Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen unterliegen (zum Beispiel geheimhaltungsbedürftige Daten oder Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der Beschaffungen im Ausland).
  • Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe gegen Wettbewerbsbeschränkungen ausgestellt werden.
  • Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann es auch aus dem jeweiligen Auftrags- oder Vertragsverhältnis eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen geben.

Wie werden E-Rechnungen übermittelt?

Beim Ausstellen von Rechnungen sollten Lieferanten schon im Voraus prüfen, ob der Empfänger eine Behörde der mittelbaren Bundesverwaltung, der unmittelbaren Bundesverwaltung oder auch eine Landesbehörde ist. Denn je nach Empfänger unterscheiden sich die Wege, auf denen die Rechnung übermittelt werden soll.

Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung werden über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) gesendet. Rechnungen an die mittelbare Bundesverwaltung dagegen werden über die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) übertragen. 

Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierende Bundesländer werden über die Plattform OZG-RE eingereicht. Öffentliche Auftraggeber der mittelbaren Bundesverwaltung sind aber nicht verpflichtet, die OZG-RE zu nutzen. Deshalb kann es in manchen Fällen neben der OZG-RE auch eigene Lösungen der Länder geben. Die Auftraggeber informieren die Rechnungssteller dann darüber, welche Plattform für die Einreichung von Rechnungen verwendet werden soll. Genauere Informationen, wie zum Beispiel die verfügbare Plattform, erhalten Sie entweder über den zugrunde liegenden Auftrag oder direkt vom Rechnungsempfänger.

Was ist eine Leitweg-ID bei der E-Rechnung?

Um eine elektronische Rechnung korrekt an den Empfänger zu senden, muss dieser eindeutig identifiziert und erreichbar sein. Die Leitweg-ID spielt hier eine entscheidende Rolle. Sie ermöglicht die elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung durch die Zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes an die angeschlossenen ERP- oder Freigabesysteme der Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung.

Öffentliche Einrichtungen können in Deutschland anhand ihrer Leitweg-ID innerhalb des Peppol-Netzwerks erkannt werden. Dementsprechend müssen öffentliche Einrichtungen mindestens eine ihrer Leitweg-IDs im Peppol Service Metadata Publisher (SMP) registrieren, um elektronische Belege von ihren Geschäftspartnern empfangen zu können. Andernfalls bleiben sie für ihre Geschäftspartner unsichtbar, wenn diese versuchen, elektronische Belege mit ihnen auszutauschen. Die Leitweg-ID muss somit zwingend innerhalb der E-Rechnung festgehalten werden, um den Rechnungsempfänger eindeutig zu identifizieren.

Bestehend aus einer Grobadressierung, einer Feinadressierung sowie einer Prüfziffer besteht die Leitweg-ID aus 5 bis 44 Ziffern. Dabei sind Grobadressierung und Prüfziffer Pflichtbestandteile. Die Feinadressierung ist optional. Hier ein Beispiel:

Darstellung der Leitweg-ID

Der Aufbau der Leitweg-ID setzt sich aus erforderlichen und optionalen Elementen zusammen. An der ersten Stelle des erforderlichen Elements steht die zweistellige Kennzahl des jeweiligen Bundeslandes. Darüber hinaus gibt die Leitweg-ID Informationen über den Regierungsbezirk sowie die Ordnungskennzahl des Bundes und des Landkreises preis. Neben den grundlegenden Angaben können in der Leitweg-ID aber auch optionale Kennzahlen wie die des Gemeindeverbands, der Gemeindekennzahl sowie eine präzise Feinadressierung enthalten sein.

Kennzahlen der Bundesländer - Part 1

01 – Schleswig-Holstein

02 – Hamburg

03 – Niedersachsen

04 – Bremen

05 – Nordrhein-Westfalen

06 – Hessen

07 – Rheinland-Pfalz

08 – Baden-Württemberg

09 – Bayern

Kennzahlen der Bundesländer - Part 2

10 – Saarland

11 – Berlin

12 – Brandenburg

13 – Mecklenburg-Vorpommern

14 – Sachsen

15 – Sachsen-Anhalt

16 – Thüringen

99 – Verwaltungseinheiten des Bundes, abhängig davon welche Zahl nach der 99 steht, ist die Rechnung über ZRE oder OZG zu stellen

E-Rechnungsstellung in den Bundesländern

Da die Bundesländer unterschiedliche Vorschriften haben, können sie selbst entscheiden, welche Plattform sie für die elektronische Rechnungsstellung verwenden möchten. Daher lassen sich die Bundesländer grob in zwei Gruppen einteilen:

Bundesländer, die OZG-RE nutzen:

  • Berlin
  • Brandenburg
  • Mecklenburg-Vorpommern
  • Sachsen
  • Thüringen

Als Übertragungswege werden Weberfassung, Web-Upload, E-Mail, De-Mail und Peppol genutzt.

Bundesländer, die eigene Eingangskanäle für die XRechnung nutzen:

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