B2B-E-Rechnungspflicht: Was bedeutet das für Sie?

Am 17. April 2023 hat das Bundesministerium für Finanzen einen Entwurf vorgelegt, um die Einführung der E-Rechnung im Bereich Business-to-Business zu ermöglichen. Knapp ein Jahr danach, am 23. Februar 2024, stimmte der Bundestag dem Kompromissvorschlag des Vermittlungsausschusses zum Wachstumschancengesetz - das auch die E-Rechnung umfasst - zu. Doch es bleibt spannend: Auch der Bundesrat muss im März 2024 noch zustimmen. Laut Beschluss soll die E-Rechnungspflicht ab 2025 schrittweise umgesetzt werden. Doch es wird auch Übergangsregelungen geben - schließlich ist die Umstellung auf E-Invoicing nicht so einfach erledigt. Hier erfahren Sie, welche unterschiedlichen Rechnungsformate es überhaupt gibt, wann diese gültig sind und welche Vorbereitung Sie für eine Umstellung treffen sollten.

Die Vielfalt der Rechnungsformate

Schon 2011 wurden elektronische Rechnungsformate den Papierrechnungen umsatzsteuerlich gleichgestellt. Seit dem 27. November 2020 besteht die Pflicht, dass Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes im elektronischen Format ausgestellt und versendet werden müssen. Laut Wachstumschancengesetz soll es nun auch eine Einführung dieser Pflicht bei Transaktionen im B2B-Bereich in Deutschland geben.

Zwischen folgenden Rechnungen kann derzeit unterschieden werden:

Elektronische Rechnungen mit XRechnung und ZUGFeRD

Sprechen wir in Deutschland von E-Rechnungen, begegnen wir oft den Begriffen XRechnung und ZUGFeRD. Doch was hat es mit den Ausdrücken eigentlich auf sich?

Elektronische Rechungen mit XRechnung

Die XRechnung ist ein technisches Format für elektronische Rechnungen im textbasierten Datenformat (XML). Welche Struktur die XRechnung (und somit die E-Rechnung) haben muss, wird über die europäische Norm für elektronische Rechnungsstellung EN-16931 bestimmt. Dabei definiert jedes Land seinen eigenen CIUS (Core Invoice Usage Specifications), um die EN-16931 mit den länderspezifischen Anforderungen umsetzen zu können. Die XRechnung repräsentiert also die nationale Umsetzung der EN-16931 für Deutschland und wird bereits zur Rechnungsübermittlung an öffentliche Auftraggeber des Bundes sowie für einen Großteil der Länder und Kommunen eingesetzt.

Elektronische Rechnung mit ZUGFeRD

Das Format ZUGFeRD ist eine Kombination aus PDF- und XML-Datei. Hier werden Rechnungen als PDF versendet und beinhalten den XML-Datensatz zur Extraktion der Rechnungsdaten. Somit eignet sich das Format sowohl für die optische Sichtprüfung als auch für eine automatisierte Übernahme der Daten in EDV-Systeme.

Lebensdauer der unterschiedlichen Rechnungsformate

Ziel des Bundesministeriums für Finanzen ist die Schaffung eines einheitlichen elektronischen Rechnungsstandards, das die bisherigen Rechnungsformate sukzessive ersetzt.

Papier-, PDF-Rechnungen und EDI stehen nicht direkt im Aus und die E-Rechnung ist nicht sofort verpflichtend. Dennoch gibt es einige Details zu beachten.

Bis Ende 2026 

Es ist erlaubt, für Geschäftsumsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 getätigt werden, weiterhin Papierrechnungen zu verwenden. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, dürfen ebenfalls in diesem Zeitraum verwendet werden. Allerdings ist dafür nach wie vor die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich, wie es bereits bisher der Fall war.

Bis Ende 2027

Es ist erlaubt, für Geschäftsumsätze, die im Jahr 2027 getätigt werden, weiterhin Papierrechnungen zu verwenden. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind ebenfalls erlaubt. Wie bereits in den Jahren 2025 und 2026 ist auch hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Allerdings gibt es noch eine zusätzliche Anforderung: Der Rechnungsaussteller darf lediglich einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro haben.

Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (für das Jahr 2026) diese Grenze überschreitet, haben trotzdem noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die über den elektronischen Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Diese Regelung gilt auch für Umsätze, die im Jahr 2026 oder 2027 getätigt wurden, selbst wenn keine Umwandlung der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist.

Ab 2028

Bis zum Jahr 2028 möchte der Bund sicherstellen, dass alle Unternehmen in der Lage sind, Rechnungen gemäß dem EN-16931 Standard zu empfangen, zu verarbeiten und zu erstellen. Zusätzlich strebt der Bund die Einführung eines einheitlichen Meldesystems an, um Unternehmen bei der Erfüllung ihrer Mehrwertsteuerpflichten zu unterstützen. Dieser Schritt erfolgt im Rahmen des ViDA (VAT in the Digital Age) der EU-Kommission und trägt zur Schaffung eines einheitlichen digitalen Binnenmarkts  in Europa bei.

Wichtig: Das EDI-Verfahren kann weiterhin genutzt werden. Die Voraussetzung dafür ist, dass die für die Umsatzsteuer relevanten Informationen aus dem verwendeten Rechnungsformat korrekt und vollständig extrahiert werden können. Das Ergebnis soll demnach mit der CEN-Norm EN 16931 übereinstimmen oder kompatibel sein.

Gibt es sonst noch Ausnahmen?

Ausgenommen von der Regelung sind Rechnungen für kleine Beträge bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen, die an Verbraucher gehen.

Das ist für eine Umstellung nötig

Bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung sollten drei wichtige Dinge beachtet werden:

1. Software: Für die Digitalisierung der Buchhaltung ist es wichtig, dass zunächst die geeignete Software für Ihr Unternehmen implementiert ist.
2. Schulung von Mitarbeitern: Es ist ratsam, die zuständigen Mitarbeiter aus der Buchhaltung der Umstellung entsprechend zu schulen.
3. Absprache mit dem Steuerberater: Viele Unternehmen lassen ihren Steuerberater einen Großteil der Buchhaltung übernehmen. Es ist empfehlenswert, sich bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen mit dem Steuerberater zusammenzusetzen und zu klären, wie er zukünftig in diesem Bereich eingebunden werden soll.