Checkliste: Pflicht zur elektronischen Rechnung ab 2025 in Hotellerie & Gastronomie

Achtung: E-Rechnungen müssen angenommen werden! 

Wichtig zu wissen: Es geht hierbei primär um den elektronischen Rechnungsempfang. Denn nur dieser ist bereits ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend vorgeschrieben. Oder anders ausgedrückt:

Hotels, Restaurants, Caterer und andere Unternehmen aus dem Gastgewerbe, die eine „echte“ elektronische Rechnung in einem der gerade genannten EN-konformen Formate erhalten, müssen diese ab dem 1. Januar 2025 zwingend akzeptieren. Tun sie das nicht, verstoßen sie gegen das Gesetz.

Doch es gibt zunächst noch ein (kleines) Schlupfloch. Denn wer sich mit den eigenen Lieferanten darauf einigt, erstmal weiterhin Papierrechnungen auszutauschen, darf das noch für weitere 365 Tage tun. Danach ist auch das nur noch möglich, wenn das Rechnungen empfangende Unternehmen weniger als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr gemacht hat. Mit dem Beginn des Jahres 2027 ist damit jedoch ebenfalls Schluss.

Ab 2027 ist ausnahmslos nur noch der digitale Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen erlaubt. Papierrechnungen werden von der deutschen Finanzverwaltung nicht mehr als Belege anerkannt. Die „klassische“ Rechnung ist Geschichte.

Soweit zu dem, was da digital auf uns zurollt. Übrigens nicht nur auf Unternehmen aus der nationalen wie internationalen Hospitality-Branche, sondern auch auf den kleinen Blumenhändler um die Ecke, den regionalen Bäckerei-Filialisten oder die deutschlandweite Restaurantkette. Und alle anderen deutschen Unternehmen. Über alle Branchen, Größen und Firmierungen hinweg.

Wie empfängt man digitale Dokumente wie E-Rechnungen?

Gute Frage! Denn schließlich ist das ja die vorgeschriebene Mindest-Fähigkeit, die jedes deutsche Unternehmen bereits in weniger als neun Monaten (dieser Artikel wurde im April 2024 verfasst) vorhalten muss, um dem geänderten Umsatzsteuergesetz zu entsprechen.

Die Krux an der ganzen Sache: Das ist leider nicht ganz so trivial, wie man es sich in der Politik und der Finanzverwaltung einreden möchte – zumindest dann nicht, wenn man sich als Unternehmer oder Unternehmerin selbst darum kümmern muss. Und sogar mit erfahrenen Buchhaltungs- und IT-Mitarbeitern im Boot stellt schon diese erste Stufe der deutschen E-Rechnungspflicht gerade viele Hotels, Restaurants und Cateringunternehmen vor eine ziemliche Herausforderung.

Warum ist ausgerechnet die schrittweise E-Rechnungspflicht eine Herausforderung?

Gerade in Branchen und Bereichen, in denen man unzählige Lieferantenbeziehungen mit den unterschiedlichsten Partnern – vielleicht sogar aus dem In- und Ausland – unterhält, dürften vor allem zu Beginn die weiterhin zulässigen Papier- und PDF-Rechnungsformate für deutlich mehr Komplexität im Kreditorenmanagement sorgen. Schließlich ist es mehr als unwahrscheinlich, dass zum Jahreswechsel 2024/25 plötzlich nur noch elektronische Rechnungen versandt werden.

Wie empfängt man denn nun so eine elektronische Rechnung?

Die einfache Antwort, wie Hotels, Gastronomie und andere Hospitality-Betriebe künftig Rechnungen empfangen müssen? Gibt es nicht. Denn für elektronische Rechnungen im Sinne des neuen Umsatzsteuergesetzes wurden (bisher) keine expliziten Übertragungswege definiert. In der Realität gibt es aber zwei – oder besser drei – Hauptkanäle, über die der elektronische Rechnungsaustausch stattfinden wird (und beispielsweise bei der Rechnungsstellung an die öffentliche Hand auch bereits seit Jahren stattfindet):

1. Elektronischer Rechnungsversand per E-Mail (unsicher und unpraktisch)
2. Elektronische Rechnungsstellung über EDI (teuer und aufwändig)
3. E-Rechnungsaustausch mit Rechnungsempfängern und Lieferanten über das europäische Peppol-Netzwerk (noch relativ unbekannt)

E-Rechnungen via E-Mail: Möglich, aber mehr auch nicht

Gut. Es gibt weiterhin E-Mail. Doch freuen Sie sich nicht zu früh: Denn leider bringt gerade das eine ganze Reihe handfester Probleme mit sich. Denn schließlich gilt der elektronische Mailverkehr trotz potenzieller End-to-End-Verschlüsselung nicht nur als besonders leicht infiltrierbar. Elektronische Rechnungen per E-Mail müssen in der Regel auch noch (mindestens) einmal händisch bearbeitet und in das jeweilige Buchhaltungs- oder ERP-System überführt werden. Und: Eine manuelle „Sichtprüfung“ einer „echten“ E-Rechnung ist nur bei einem hybriden E-Invoicing-Format wie ZUGFeRD möglich. Denn das besteht neben dem obligatorischen Datensatz auch aus einer Sichtkomponente im PDF-Format.

E-Rechnungen über EDI: Eher was für die ganz Großen

Die weitaus verbreitetere – und von der deutschen Finanzverwaltung deutlich bevorzugte – XRechnung hingegen kommt ausschließlich als kryptischer Datensatz daher. Eine visuelle Rechnungsbearbeitung? Fehlanzeige! Doch nicht nur das: Die meisten europäischen E-Rechnungen werden heute nicht via E-Mail verschickt, sondern entweder über dedizierte, individuelle Datenverbindungen (auch EDI genannt). Übrigens ein Verfahren aus der Industrie, das sich in der Regel erst dann lohnt, wenn viele Zehn- oder Hunderttausend Rechnungen zwischen zwei Partnern verschickt werden müssen.

E-Rechnungen im Peppol-Netzwerk: Die digitale Zukunft?

Oder der elektronische Rechnungsaustausch erfolgt über das in der breiten Öffentlichkeit nahezu unbekannte Peppol-Netzwerk. Ursprünglich für den digitalen Daten- und Rechnungsaustausch zwischen Behörden und anderen Akteuren der öffentlichen Hand erfunden, läuft heute ein großer Teil des digitalen Transaktionsdaten-Austauschs über dieses stabile, sichere und ultraschnelle Datennetzwerk. Und das schon lange auch im B2B-Bereich. Einziger „Haken“: Der Zugriff auf Peppol erfolgt über einen so genannten Peppol Access Point, ein direkter Versand oder Empfang ist nicht möglich.

Trotzdem setzt sich diese Option immer weiter durch – nicht nur in Deutschland, sondern in ganz Europa. Wohl auch, weil immer mehr E-Invoicing-Provider, Kreditorenmanagement-Dienstleister und Accounts Payable-Anwendungen ebendiesen Access Point bereitstellen – oder zumindest integrieren. Oder der elektronische Rechnungsaustausch erfolgt über das in der breiten Öffentlichkeit nahezu unbekannte Peppol-Netzwerk. Ursprünglich für den digitalen Daten- und Rechnungsaustausch zwischen Behörden und anderen Akteuren der öffentlichen Hand erfunden, läuft heute ein großer Teil des digitalen Transaktionsdaten-Austauschs über dieses stabile, sichere und ultraschnelle Datennetzwerk. Und das schon lange auch im B2B-Bereich. Einziger „Haken“: Der Zugriff auf Peppol erfolgt über einen so genannten Peppol Access Point, ein direkter Versand oder Empfang ist nicht möglich.

Trotzdem setzt sich diese Option immer weiter durch – nicht nur in Deutschland, sondern in ganz Europa. Wohl auch, weil immer mehr E-Invoicing-Provider, Kreditorenmanagement-Dienstleister und Accounts Payable-Anwendungen ebendiesen Access Point bereitstellen – oder zumindest integrieren.