Checkliste: Pflicht zur
elektronischen Rechnung ab 2025

Das müssen Betriebe aus dem Gesundheitswesen über die Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland wissen

Es heißt Abschied nehmen von Papierrechnungen. Nicht sofort, aber ab 2025. Ab diesem Zeitpunkt müssen Unternehmen elektronische Rechnungen verschicken und das in einem vorgegebenen Format. Nach der europäischen Norm EN 16931 bedeutet das, dass nicht nur analoge Rechnungen nicht mehr erlaubt sind. Bis spätestens 2027 verlieren nämlich auch digitale Rechnungen, die als E-Mail mit einem PDF-Anhang versandt werden, ihre Gültigkeit. Das gilt auch dann, wenn sie über „Electronic Data Interchange“ (EDI) versendet werden.

Das mag aufgrund der zeitlichen Rahmenbedingungen möglicherweise etwas zu ehrgeizig wirken. Und tatsächlich: Die Einführung der E-Rechnungspflicht klingt nach einer großen Herausforderung, wenn man bedenkt, dass diese Veränderung etwa dreieinhalb Millionen Unternehmen in Deutschland betrifft. Diese Firmen versenden schätzungsweise über 32 Milliarden Rechnungen jährlich untereinander! 

Schritt für Schritt zur lückenlosen E-Rechnungspflicht

Um den ganzen Prozess hin zur vollendeten Umsetzung der E-Rechnungspflicht für die Unternehmen ein wenig zu entschleunigen, soll das ganze Vorhaben schrittweise in mehreren Stufen realisiert werden. Der Plan von Bundesregierung und Finanzverwaltung beinhaltet, die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung innerhalb von drei Jahren zu revolutionieren – und das so reibungslos und sorgsam wie möglich. Immerhin fällt der Abschied von der Papierrechnung per Post, Fax oder E-Mail bestimmt nicht ganz so leicht.

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Digitalisierung in 3 Schritten – tschüss klassische Rechnungsstellung, hallo Pflicht zu XRechnung & Co!

Zuerst muss man sich 2026 schon von der Papierrechnung verabschieden. Danach steht dann auch die Trennung von allen restlichen elektronischen Formaten an, die nicht normkonform nach der europäischen Norm EN 16931 und der Richtlinie 2014/55/EU sind. In Deutschland wären gültige Formate demnach die XRechnung oder ZUGFeRD (und das auch erst ab Version 2.x).

Grafik Phasen Einführung E-Rechnung

Achtung: E-Rechnungen müssen angenommen werden!

Die Umsetzung der E-Rechnungspflicht beginnt zum 1. Januar 2025. Aber verpflichtend ist dabei erst einmal nur der Empfang von elektronischen Rechnungen. Mit anderen Worten:

Ab dem 1. Januar 2025 sind Einrichtungen im Gesundheitswesen, darunter Krankenhäuser, Rehabilitationseinrichtungen und Pflegedienste, sowie weitere Akteure im Healthcare-Sektor gesetzlich dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem der zuvor erwähnten, EN-konformen Formate anzunehmen. Sollten sie dieser Anforderung nicht nachkommen, begehen sie einen Gesetzesverstoß.

Es gibt aber einen Ausweg – zumindest für kurze Zeit. Sind die Lieferanten nämlich einverstanden damit, erst einmal weiter Papierrechnungen auszutauschen, kann das noch das ganze Jahr 2025 machen. Aufgeschoben ist jedoch nicht aufgehoben. Danach ist auch das nur noch möglich, wenn das Rechnungen empfangende Unternehmen weniger als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr gemacht hat. Ab dem Jahr 2027 fällt aber auch diese Ausnahmeregelung weg.

Ab 2027 dürfen Unternehmen – ohne Ausnahmen – Rechnungen nur noch digital austauschen. Das heißt: Die Ära der Papierrechnungen findet ein Ende. Solche werden ab diesem Zeitpunkt von der deutschen Finanzverwaltung nicht mehr als Beleg anerkannt.

Die digitale Transformation macht auch vor dem Gesundheitswesen nicht halt. Das betrifft nicht nur große Klinikverbünde oder Rehabilitations- und Pflegeeinrichtungen, sondern auch kleine Healthcare-Betriebe. Vom lokalen Apotheker des Vertrauens über die kleine Einmann-Arztpraxis bis hin zu super-spezialisierten Fachklinik– alle Akteure im Gesundheitsbereich stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse auf digitale Standards umzustellen.

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Was ist eigentlich eine „echte“ elektronische Rechnung?

Warum also die ganze Umstellung? Ganz einfach: Die E-Rechnung verspricht Effizienz, Fortschritt und bessere Sicherheitsstandards. Und wie kommt das? Sie

  • machen die manuelle Bearbeitung von Rechnungen unnötig,
  • reduzieren den Papierverbrauch um Hunderttausende Tonnen,
  • bieten eine höhere Sicherheit, Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit im Vergleich zu traditionellen Rechnungsformaten,

und ermöglichen es der deutschen Finanzverwaltung, die Umsatzsteuerprüfung digital und in Echtzeit durchzuführen. Dieser Überwachungsvorteil könnte dem deutschen Staat jährliche Mehreinnahmen in Höhe von mehr als zehn Milliarden Euro einbringen, da Umsatzsteuerbetrug damit praktisch ausgeschlossen wird.

Es braucht einen also nicht zu verwundern, dass Italien, Spanien und Ungarn schon seit einiger Zeit zielstrebig im E-Rechnungs-Game sind. Noch weniger verwunderlich, dass Deutschland den elektrischen Rechnungsaustausch merklich fördert, oder?

Das ist überhaupt nur möglich, weil eine „echte“ E-Rechnung aus einem maschinenlesbarem Datensatz besteht. Natürlich samt aller wichtigen (und steuerrechtlich relevanten) Rechnungsdaten.

Wissen, was eine "echte" E-Rechnung ist? Check!

Wie funktioniert der Empfang von digitalen Dokumenten wie E-Rechnungen?

Tatsächlich steht jedes Unternehmen in Deutschland vor der Aufgabe, innerhalb der nächsten neun Monate (mit Stand des Artikels von April 2024) die Mindestanforderungen des überarbeiteten Umsatzsteuergesetzes zu erfüllen.

Leichter gesagt als getan. Während in der Politik und der Finanzverwaltung noch die Überzeugung zu herrschen scheint, dass die Umsetzung total machbar ist, sehen das viele Unternehmen ganz anders. Diese müssen sich ja auch selbst um alles kümmern. Selbst wenn man auf die Expertise erfahrener Buchhaltungs- und IT-Teams zurückgreifen kann, erweist sich der Einstieg in die elektronische Rechnungsstellung gemäß der deutschen Gesetzgebung als eine beträchtliche Herausforderung. Auch die Healthcare-Branche und damit alle Kliniken, Reha- und Pflegeeinrichtungen, bleiben nicht verschont.

Warum ist ausgerechnet die schrittweise E-Rechnungspflicht eine Herausforderung?

Insbesondere in der Gesundheitsbranche, in der eine Vielzahl von Lieferantenbeziehungen notwendig sind, könnte die anfängliche Beibehaltung von Papier- und PDF-Rechnungen die Verwaltung von Verbindlichkeiten erheblich erschweren. Und das oft über Ländergrenzen hinweg. Es ist kaum zu erwarten, dass mit Beginn des Jahres 2025 sofort und ausschließlich auf elektronische Rechnungen umgestellt wird.

Wie empfängt man so eine elektronische Rechnung denn jetzt?

Das ist gar nicht so einfach zu beantworten. Wie der Übertragungsweg von elektronischen Rechnungen im Sinne des neuen Umsatzsteuergesetzes genau aussehen soll, wurde (bisher) nicht festgelegt. Allerdings gibt es eigentlich schon drei Kanäle, über die elektronische Rechnungen hauptsächlich ausgetauscht werden können – und im öffentlichen Sektor bereits seit Jahren übermittelt werden:

  1. Elektronischer Rechnungsversand per E-Mail (unsicher und unpraktisch)
  2. Elektronischer Rechnungsaustausch über EDI (teuer und aufwändig)
  3. E-Rechnungsaustausch über das europäische Peppol-Netzwerk (noch relativ unbekannt)

E-Rechnungen via E-Mail: Möglich, aber das wars auch schon

Klar, die Option E-Mail besteht immer noch. Aber ist das wirklich eine gute Nachricht? Immerhin ist der E-Mail-Verkehr trotz der Möglichkeit einer End-to-End-Verschlüsselung besonders anfällig für Sicherheitslücken. Außerdem steht Zusatzarbeit an: Elektronische Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, müssen üblicherweise per Hand verarbeitet und in das Buchhaltungs- oder ERP-System des Empfängers integriert werden. Außerdem ist auch nur eine E-Rechnung im hybriden Format ZUGFeRD (besteht aus dem strukturierten Datensatz und der lesbaren PDF) von Menschen lesbar. Das macht die manuelle Überprüfung einer „echten“ elektronischen Rechnung kaum möglich.

E-Rechnungen über EDI: Eher was für die ganz Großen

Im Gegensatz zu ZUGFeRD ist die XRechnung ein kryptischer Datensatz – der von der deutschen Finanzverwaltung präferiert wird. Das heißt: Die Rechnung ist nur maschinenlesbar. Außerdem werden die meisten E-Rechnungen auf europäischer Ebene nicht per E-Mail verschickt. Stattdessen passiert das speziell über individuelle Datenverbindungen (besser bekannt als EDI). Das lohnt sich allerdings nur, wenn mehrere zehn- oder hunderttausend Rechnungen zwischen zwei Parteien verschickt werden müssen.

E-Rechnungen im Peppol-Netzwerk: Die digitale Zukunft?

Alternativ kann der Austausch elektronischer Rechnungen über das Peppol-Netzwerk (bisher eher unbekannt) abgewickelt werden. Die Idee dahinter war, das Netzwerk für den Austausch digitaler Daten und Rechnungen zwischen staatlichen Einrichtungen zu nutzen. Mittlerweile spielt es aber eine zentrale Rolle beim digitalen Austausch von Transaktionsdaten, und zwar auch schon seit einer Weile im Geschäftskundenbereich (B2B). Ein wesentliches Merkmal von Peppol ist seine Stabilität, Sicherheit und hohe Übertragungsgeschwindigkeit. Allerdings ist für den Zugang zu diesem Netzwerk ein sogenannter Peppol Access Point erforderlich. Das macht das direkte Senden oder Empfangen von Daten ohne diesen Zugangspunkt nicht möglich.

Was müssen Unternehmen aus der Gesundheitsbranche tun, um den gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen?

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung stellt eine beträchtliche Herausforderung dar. Auch der vorgesehene „Stufenplan“ oder, dass Unternehmen „erst“ zum 1. Januar 2025 E-Rechnungen „lediglich“ empfangen müssen, hilft da nicht vollumfänglich. Immerhin erfordert die ganze Umsetzung ja auch einen großen organisatorischen, prozessualen und technischen Aufwand. Wer schon früher auf digitale Prozesse im Einkauf, beim Rechnungseingang und in der Belegbearbeitung für ihr Kreditorenmanagement gesetzt haben, haben einen deutlichen Vorsprung. Aber keine Panik: Es gibt auch für alle anderen Unternehmen noch ausreichend Zeit, sich um die Umsetzung der E-Rechnungspflicht zu kümmern.

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FAQ

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht ab 2025 für Kliniken, Reha- und Pflegeeinrichtungen und andere Betriebe aus dem Healthcare-Bereich

In der Theorie ist das Ausdrucken von Dokumenten fürs Erste nicht verboten. In der Praxis jedoch ersetzt eine ausgedruckte Kopie nicht das ursprünglich übermittelte elektronische Dokument. Tatsächlich widerspricht dieses Vorgehen dem Zweck einer elektronischen Rechnung, indem es aus einem digitalen Datensatz erneut ein physisches „Bild“ macht - ein Schritt, der den geplanten Workflow und gesetzlichen Vorgaben entgegensteht. Laut den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) ist es außerdem nicht erlaubt, Rechnungen in gedruckter Form zu archivieren. Das ursprünglich übermittelte elektronische Format muss als der einzig gültige Originalbeleg erhalten bleiben – ein Ausdruck dient laut offizieller Terminologie lediglich als Buchungshilfe. Das Ausdrucken solcher Rechnungen ist meistens sowieso wenig zielführend. Schließlich sind E-Rechnungen oft in Formaten, die für Menschen schwer zu lesen sind und optisch nicht an traditionelle Rechnungen erinnern. 
Elektronische Rechnungen unterliegen denselben gesetzlichen Anforderungen und Pflichten zur Aufbewahrung wie bisher die herkömmlichen Rechnungsformate (Papier, PDF etc.). Dazu zählen auch die eben genannten GoBD.
Ja, die Verpflichtung zum Empfang echter elektronischer Rechnungen in Deutschland erstreckt sich auch auf Rechnungen von ausländischen Lieferanten – vorausgesetzt, sie werden in einem elektronischen Format ausgestellt. Diese Regelung betrifft Lieferanten sowohl innerhalb der Europäischen Union als auch in Drittländern, unabhängig von ihrem Firmensitz.
Ja, in Deutschland müssen auch Rechnungen über kleinere Beträge elektronisch übermittelt werden. Bei Rechnungen unter 250 Euro oder bei Fahrausweisen entfällt die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen allerdings.
Das gestaltet sich etwas kompliziert. Die gesetzlichen Vorschriften für elektronische Rechnungen in Deutschland variieren nämlich je nach Empfängerkreis und Zuständigkeitsbereich, besonders wenn es um die Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen geht.

Für Unternehmen im Gesundheitswesen sind vor allem die Vorschriften entscheidend, die ab dem 1. Januar 2025 den verpflichtenden Empfang elektronischer Rechnungen für B2B-Geschäfte festlegen.

Echte elektronische Rechnungen, die aus maschinenlesbaren Datensätzen bestehen, sind primär für die automatische Verarbeitung durch Computerprogramme konzipiert. Somit sind sie nicht direkt für das menschliche Auge lesbar. Geeignete Visualisierungssoftware, Web-Portale oder die Konvertierung in ein PDF können es aber unter anderem möglich machen, dass auch Menschen die E-Rechnung entziffern können. Diese Hilfsmittel bieten die Gelegenheit, elektronische Rechnungen in einem vertrauten Layout zu betrachten.

Aufgepasst: Diese Darstellungsweise ist kein Ersatz für die Rechtsverbindlichkeit des elektronischen Datensatzes und sollte lediglich als unterstützendes Hilfsmittel (Buchungshilfe) betrachtet werden. Verwenden Sie also keine ausgedruckten elektronischen Rechnungen für die gesetzlich erforderliche Belegarchivierung! 

Ja, elektronische Rechnungen sind GoBD-konform. Sie müssen dazu aber bestimmte Bedingungen erfüllen. Ganz grundsätzlich muss die E-Rechnung, entsprechend der Norm EN 16931, in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen. Zusätzlich müssen elektronische Rechnungen alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten, wie sie auch für Papierrechnungen gelten. Dazu zählen zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum, die Adressen von Aussteller und Empfänger, Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, Nettobetrag und Umsatzsteuer. Außerdem ist es wichtig, dass die elektronische Rechnung über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg unveränderbar bleibt und jederzeit maschinell auswertbar ist, um den GoBD-Anforderungen zu genügen.
Es gibt mehrere technische Voraussetzungen für den Empfang elektronischer Rechnungen, die beachtet werden müssen:

  1. Empfangsbereitschaft: Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen die Fähigkeit nachweisen, elektronische Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format empfangen zu können. Das kann über ein spezielles E-Rechnungssystem, ein ERP-System oder ein Portal erfolgen.
  2. Passende IT-Infrastruktur: Das Unternehmen sollte nicht nur dafür sorgen, dass die IT-Infrastruktur das erwartete Volumen an E-Rechnungen bewältigen kann, sondern auch das E-Rechnungsformat in das Buchhaltungssystem und andere relevante Systeme integrieren.
  3. Validierung und Verarbeitung: Es ist erforderlich, dass E-Rechnungen zuverlässig validiert und verarbeitet werden können. Sprich: Die Gültigkeit und Korrektheit der Rechnungen müssen überprüfbar sein, die Daten sollten in andere Systeme des Unternehmens übertragbar sein und die Archivierung der E-Rechnungen muss so erfolgen, dass sie jederzeit vollständig und unverändert zugänglich sind. 

Wird die E-Rechnungspflicht in Deutschland missachtet, kann das zu unterschiedlichen rechtlichen Folgen führen. Darunter fallen Bußgelder, Verspätungszahlungen oder Betriebsprüfungen durch das Finanzamt. Zusätzlich könnte ein solches Versäumnis den Ruf eines Unternehmens schädigen, falls Geschäftspartner dieses als unzuverlässig betrachten und daraufhin die Zusammenarbeit beenden.