Alles, was Sie zum Thema E-Rechnungspflicht, elektronische Rechnungsformate und Versandwege wissen müssen – auf einen Blick.
B2G
B2B
Für B2G
Auftraggeber des Bundes sind seit November 2019 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu akzeptieren. Im April 2020 wurde diese Verpflichtung für alle öffentlichen Rechnungsempfänger auf Landes- und kommunaler Ebene gültig. Somit können Behörden, Verwaltungen und öffentliche Betriebe elektronische Rechnungen nicht mehr ablehnen und sind zur Annahme und Verarbeitung verpflichtet.
Am 27.11.2020 wurde die E-Rechnung im Rahmen der EU-Richtlinie 2014/55/EU im B2G-Sektor endgültig zur Pflicht.
Als Format der elektronischen Rechnung im B2G-Sektor wurde gesetzlich das Format XRechnung festgelegt. Bei der Ausstellung der Rechnung sind Lieferanten dazu angehalten, im Vorfeld zu prüfen, ob es sich um eine Behörde der mittelbaren oder unmittelbaren Bundesverwaltung oder eine Landesbehörde handelt. Denn je nach Rechnungsempfänger unterscheiden sich die Übertragungswege der Rechnung.
Fallen Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung an, werden diese über die Zentrale Rechnungseingangsplattform, kurz ZRE, übermittelt.
Bei der mittelbaren Bundesverwaltung werden Rechnungen über die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform, kurz OZG-RE, übermittelt. Beide Plattformen unterstützen ausschließlich das Format XRechnung.
Außerdem gilt zu beachten, dass Rechnungen unter 1.000, – Euro nicht der E-Rechnungsstellung unterliegen und somit auf herkömmliche Wege versandt und empfangen werden können.
Die Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist eine elektronische Routing-Adresse, die den Sender oder Empfänger elektronischer Dokumente identifiziert. Daher können öffentliche Einrichtungen in Deutschland anhand ihrer Leitweg-ID innerhalb des Peppol-Netzwerks erkannt werden. Öffentliche Einrichtungen müssen mindestens eine ihrer Leitweg-IDs im Peppol Service Metadata Publisher (SMP) registrieren, um elektronische Belege von ihren Geschäftspartnern empfangen zu können. Andernfalls bleiben sie für ihre Geschäftspartner unsichtbar, wenn diese versuchen, elektronische Belege mit ihnen auszutauschen. Die Leitweg-ID muss innerhalb der E-Rechnung eingetragen werden, um den Rechnungsempfänger eindeutig zu identifizieren.
Bestehend aus einer Grobadressierung, einer Feinadressierung sowie einer Prüfziffer besteht die Leitweg-ID aus 5 bis 44 Ziffern. Dabei sind Grobadressierung und Prüfziffer Pflichtbestandteile, die Feinadressierung ist optional. Nachfolgend ein exemplarisches Beispiel:
Der Aufbau der Leitweg-ID setzt sich aus mandatorischen und optionalen Elementen zusammen. An der ersten Stelle des mandatorischen Elements steht die zweistellige Kennzahl des jeweiligen Bundeslandes. Des Weiteren gibt die Leitweg-ID Auskunft über den Regierungsbezirk, der Ordnungskennzahl des Bundes und des Landkreises. Neben den zwingend notwendigen Angaben kann die Leitweg-ID optionale Kennzahlen zum Gemeindeverband, der Gemeindekennzahl sowie eine Feinadressierung beinhalten.
Welche Kennzahl steht für welches Bundesland / Bundesbehörde?
01 – Schleswig-Holstein
02 – Hamburg
03 – Niedersachsen
04 – Bremen
05 – Nordrhein-Westfalen
06 – Hessen
07 – Rheinland-Pfalz
08 – Baden-Württemberg
09 – Bayern
10 – Saarland
11 – Berlin
12 – Brandenburg
13 – Mecklenburg-Vorpommern
14 – Sachsen
15 – Sachsen-Anhalt
16 – Thüringen
99 – Verwaltungseinheiten des Bundes, abhängig davon welche Zahl nach der 99 steht, ist die Rechnung über ZRE oder OZG zu stellen
XRechnung als elektronisches Rechnungsformat
Die XRechnung ist ein semantisches Datenmodell auf Basis von XML und entspricht der europäischen Norm EN-16931. Die Norm beschreibt den strukturellen Aufbau des Rechnungsformats, um länderübergreifend eingesetzt werden zu können. Dabei definiert jedes Land seinen eigenen CIUS (Core Invoice Usage Specifications), um die EN-16931 mit den jeweiligen länderspezifischen Anforderungen umsetzen zu können. Die XRechnung repräsentiert also die nationale Ausgestaltung der EN-16931 für Deutschland und wird zur Rechnungsübermittlung an öffentliche Auftraggeber des Bundes sowie für einen Großteil der Länder und Kommunen eingesetzt.
Lieferanten haben die Möglichkeit, XRechnungen direkt in den ZRE & OZG-RE-Plattformen direkt zu erstellen oder von anderen Systemen generierte XRechnungen in ZRE & OZG-RE hochzuladen. Ebenso ist die Anbindung durch einen EDI-Dienstleister möglich.
E-Rechnungsstellung in den Bundesländern
Aufgrund der unterschiedlichen Regularien der Bundesregierung bleibt es den Bundesländern überlassen, welches Portal für die elektronische Rechnungsstellung genutzt wird. Somit können die Bundesländer in zwei Gruppen eingeteilt werden:
Bundesländer die OZG-RE nutzen
Berlin, Brandenburg, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Thüringen
Als Übertragungswege werden Weberfassung, Web-Upload, E-Mail, De-Mail und Peppol genutzt.
Bundesländer, die eigene Eingangskanäle für die XRechnung entwickelt haben und nutzen
Baden-Württemberg:
Zentraler Rechnungseingang des Landes; Web-Upload, E-Mail und PEPPOL
Bayern:
E-Mail, da es aktuell kein Rechnungsportal gibt
Bremen:
zERIKA-Portal; Weberfassung, Web-Upload, E-Mail, De-Mail und PEPPOL
Hessen:
E-Mail oder PEPPOL, da es kein Rechnungsportal gibt
Niedersachsen:
Zentrale ePoststelle; Web-Upload, E-Mail und PEPPOL
Nordrhein-Westphalen:
Zentraler E-Rechnungseingang RLP; Weberfassung, E-Mail, De-Mail und PEPPOL
Rheinland-Pfalz:
Zentraler E-Rechnungseingang RLP; Web-Upload, E-Mail und PEPPOL
Saarland:
Zentraler E-Rechnungseingang RLP; Web-Upload, E-Mail und PEPPOL
Sachsen-Anhalt:
E-Rechnungsportal; Weberfassung, E-Mail und PEPPOL
Schleswig-Holstein:
E-Rechnungsportal; E-Mail, De-Mail und PEPPOL
Für B2B
Das Bundesministerium für Finanzen hat am 17. April 2023 den Entwurf zur Einführung der E-Rechnung im Bereich Business-to-Business vorgelegt. Grundlage des Entwurfs ist die von der Europäischen Kommission erteilte Genehmigung, die Artikel 2018 & 232 der E-Rechnungsrichtline für Deutschland auszusetzen und damit die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab dem 21.01.2023 zu ebnen.
Ab 2025 soll die E-Rechnungspflicht schrittweise umgesetzt werden. Dabei beschränkt sich der Prozess vorerst auf B2B-Transaktionen innerhalb Deutschlands.
Ziel ist es, ein Validierungsmodell wie in Italien und Frankreich zu integrieren. Mit dessen Hilfe können Unternehmen Ihre Rechnungen über eine zentrale Plattform des Bundeszentralamts für Steuern in Echtzeit zu validieren und in Anschluss an den jeweiligen Rechnungsempfänger gesendet werden. Damit wird auch die Einhaltung der europäischen Mehrwertsteuervorschriften (ViDA) umgesetzt.
Es ist noch nicht eindeutig festgelegt, wann genau die E-Rechnung zur Pflicht wird. Die Einführung und Umsetzung der EU-Vorgaben für die E-Rechnung obliegt in Deutschland den einzelnen Bundesländern, sodass sich der Prozess von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich ausgestalten kann.
Die unterschiedlichen Rechnungsformate
Bereits 2011 wurden elektronische Rechnungsformate den Papierrechnungen umsatzsteuerlich gleichgestellt. Seid dem 27. November 2020 besteht die Pflicht, dass Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes im elektronischen Format ausgestellt und versendet werden müssen.
Dabei ist der Begriff E-Rechnung noch nicht eindeutig, denn allgemein wird unter einer elektronischen Rechnung sowohl eine bildhafte Darstellung als auch ein strukturiertes Datenformat verstanden.
Papierrechnungen
fallen unter die unstrukturierten Rechnungsdaten. Sie sind eine bildhaft repräsentierte Rechnung und lässt keine automatische und elektronische Verarbeitung zu.
PDF-Rechnungen
sind die digitale Version der Papierrechnung und fallen ebenfalls unter die unstrukturierten Rechnungsdaten. Wie bei der Papierrechnung ist die Verarbeitung der Rechnungsinformationen ebenfalls nur manuell möglich.
XML-Rechnungen
sind als rein semantisches Datenformat konzipiert und ermöglichen so den direkten und automatischen Import der Rechnungsinformationen in alle relevanten Systeme ohne Medienbrüche.
XRechnung und ZUGFeRD
Sprechen wir in Deutschland von E-Rechnungen, begegnen wir oft den Begriffen XRechnung und ZUGFeRD.
Die XRechnung ist ein neues technisches Format für elektronische Rechnungen im textbasierten Datenformat (XML). Welche Struktur die XRechnung (und somit die E-Rechnung) haben muss, wird über die europäische Norm für elektronische Rechnungsstellung EN-16931 bestimmt. Dabei definiert jedes Land seinen eigenen CIUS (Core Invoice Usage Specifications), um die EN-16931 mit den länderspezifischen Anforderungen umsetzen zu können. Die XRechnung repräsentiert also die nationale Umsetzung der EN-16931 für Deutschland und wird zur Rechnungsübermittlung an öffentliche Auftraggeber des Bundes sowie für einen Großteil der Länder und Kommunen eingesetzt.
Das Format ZUGFeRD ist eine Kombination aus PDF- und XML-Datei. Hier werden Rechnungen als PDF versendet und beinhalten den XML-Datensatz zur Extraktion der Rechnungsdaten. Somit eignet sich das Format sowohl für die optische Sichtprüfung als auch für eine automatisierte Übernahme der Daten in EDV-Systeme.
Lebensdauer der unterschiedlichen Rechnungsformate
Ziel des Bundesministeriums für Finanzen ist die Schaffung eines einheitlichen elektronischen Rechnungsstandards, das die bisherigen Rechnungsformate sukzessive ersetzt.
Welches Rechnungsformat ist bis wann gültig?
Ab 2026 sind Papierrechnungen nur noch für Kleinstunternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro zulässig. Ab 2027 müssen auch diese auf die digitale Rechnungsstellung umgestellt sein.
Rechnungen, die über EDI versendet werden, haben noch eine Schutzdauer bis 2027. Ab 2028 soll auch hier der Versandt komplett eingestellt werden.
Das Ziel des Bundes ist es, bis zum Jahr 2028 sicherzustellen, dass alle Unternehmen in der Lage sind, Rechnungen gemäß dem EN-16931 Standard zu empfangen, zu verarbeiten und zu erstellen. Zusätzlich strebt der Bund die Einführung eines einheitlichen Meldesystems an, um Unternehmen bei der Erfüllung ihrer Mehrwertsteuerpflichten zu unterstützen. Dieser Schritt erfolgt im Rahmen des ViDA (VAT in the Digital Age) der EU-Kommission und trägt zur Schaffung eines einheitlichen digitalen Binnenmarkts in Europa bei.
Lebensdauer der unterschiedlichen Rechnungsformate
Welches Rechnungsformat ist bis wann gültig?
Ab 2026 sind Papierrechnungen nur noch für Kleinstunternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro zulässig. Ab 2027 müssen auch diese auf die digitale Rechnungsstellung umgestellt sein.
Rechnungen, die über EDI versendet werden, haben noch eine Schutzdauer bis 2027. Ab 2028 soll auch hier der Versandt komplett eingestellt werden.
Das Ziel des Bundes ist es, bis zum Jahr 2028 sicherzustellen, dass alle Unternehmen in der Lage sind, Rechnungen gemäß dem EN-16931 Standard zu empfangen, zu verarbeiten und zu erstellen. Zusätzlich strebt der Bund die Einführung eines einheitlichen Meldesystems an, um Unternehmen bei der Erfüllung ihrer Mehrwertsteuerpflichten zu unterstützen. Dieser Schritt erfolgt im Rahmen des ViDA (VAT in the Digital Age) der EU-Kommission und trägt zur Schaffung eines einheitlichen digitalen Binnenmarkts in Europa bei.
Mit cisbox Invoice E-Rechnungen jederzeit empfangen und verarbeiten.
Seit unserer Gründung im Jahr 2005 arbeiten wir bei cisbox GmbH unermüdlich daran, unsere Kunden bei der Modernisierung ihres Rechnungseingangs- und -verarbeitungsprozesses zu unterstützen. Mit unserer innovativen Cloud-Lösung cisbox Invoice bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Rechnungen in verschiedenen Dateiformaten sicher zu empfangen und nahtlos zu verarbeiten.
Ein reibungsloser Rechnungsverarbeitunsgprozess ist für den Erfolg eines jeden Unternehmens essenziel. Aus diesem Grund haben wir uns darauf spezialisiert, unseren Kunden bereits jetzt die Möglichkeit zur Verfügung zu stellen, Rechnungen gemäß der E-Rechnungsverordnung zu verarbeiten. Das bedeutet, dass Sie ab sofort in der Lage sind, E-Rechnungen in Übereinstimmung mit den aktuellen gesetzlichen Anforderungen zu verwalten.
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